Analisa Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Perusahaan Manufaktur (Studi Kasus)

Persediaan barang merupakan salah satu unsur penting dalam operasional dalam perusahaan manufaktur. Sistem persediaan barang dalam perusahaan yang diamati dibagi menjadi 2 bagian, yaitu gudang penyimpanan bahan baku untuk diproduksi dan gudang barang jadi setelah proses produksi. 

Pada sistem persediaan bahan baku alur keluar masuk barang produksi sangat berpengaruh dalam kelancaran produksi. Persediaan barang mencakup permintaan barang dari bagian produksi untuk diproduksi, penerimaan barang dari supplier, dan penempatan/ penyimpanannya di gudang. Seiring dengan perkembangan, perusahaan meningkatkan produksi barang untuk memenuhi kebutuhan pesanan dan memberi kepuasan kepada konsumen. Dengan semakin bertambahnya permintaan dan produksi, muncul permasalahan yaitu kesulitan untuk mendapatkan informasi persediaan barang yang cepat, tepat dan akurat.

Dalam suatu proses produksi pasti ada peran penyimpanan barang, hal itu berkaitan dengan stok/persediaan barang di gudang. Sehingga peran sistem persediaan barang tidak kalah penting untuk menunjang proses produksi perusahaan tersebut.

PROSEDUR SISTEM BERJALAN

1. Proses Analisa Kebutuhan Barang
Dalam proses pengadaan barang, berawal dari PPIC (Production Planning Inventory Control) mendapatkan Daftar Kebutuhan Part yang diberikan oleh PPC (Production Planning Control). Setelah itu PPIC  akan melakukan kalkulasi kebutuhan barang untuk proses produksi berdasarkan arsip data barang yang ada. Kemudian PPIC membuat Permohonan Pembelian Barang (PPB) yang terdiri dari nama barang, spesifikasi, jumlah dan tanggal datang lalu diberikan ke Purchasing.

2. Proses Pemesanan Barang
Setelah mendapatkan permintaan dari PPIC, berdasarkan data Permohonan Pembelian Barang (PBB), Purchasing membuat Purchase Order (PO) untuk dikirim ke Supplier. Setelah PO diterima oleh Supplier, pihak Purchasing akan diberikan konfirmasi perihal jadwal kedatangan barang dari Supplier tersebut, yang kemudian bagian Purchasing akan merekapnya dalam dokumen berupa Pemberitahuan Kedatangan Barang (PKB) untuk diberikan ke bagian Gudang, yang isinya jadwal kedatangan barang dan daftar barang yang dipesan (yang akan datang).

3. Proses Penerimaan Barang
Proses penerimaan barang dilakukan oleh Gudang, diawali dari kedatangan barang dari supplier. Supplier akan memberikan tanda terima berupa faktur pembelian kepada bagian gudang, kemudian diserahkan ke bagian Puschasing. Setelah barang diterima, Gudang akan membuat STG (Sudah Terima Gudang) yang nantinya akan diberikan ke Purchasing sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh gudang dengan baik dan benar. Selain itu Gudang harus memasukan data kedatangan ke dalam Kartu Stok berdasarkan data Pemberitahuan Kedatangan Barang (PKB).

4. Proses Pengeluaran Barang
Proses pengeluaran barang diawali saat Gudang menerima Permohonan Pengambilan Bahan Baku (PPBB) dari bagian Produksi (PPC). Setelah menerima PPBB dari bagian Produksi, maka bagian Gudang akan menandatangi PPBB tersebut dan copian-nya sebagai arsip, kemudian  mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan.

5. Proses Pembuatan Laporan
Setelah mengeluarkan bahan baku, Gudang akan input data pengeluaran barang ke kartu stok berdasarkan data PPBB. Dalam pembuatan laporan diawali dengan Gudang menghitung secara fisik stok bahan baku yang masih terdapat di store bahan baku. Setelah menghitung, Gudang akan mencocokan data hasil dari penghitungan dengan Kartu Stok. Jika jumlah bahan baku aktual tidak sesuai dengan yang ada di Kartu Stok, maka Gudang akan melakukan telusur sampai jumlah bahan baku sesuai dengan yang ada di Kartu Stok. Jika jumlah bahan baku sudah sesuai dengan jumlah yang ada di Kartu Stok, maka Gudang akan memasukan data ke dalam Data Stok Opname sebagai laporan bulanan dan akan diberikan ke PPIC, sedangkan kartu stok akan direkap dan dilaporkan perbulan kepada PPIC juga.


DIAGRAM ALIR DATA SISTEM BERJALAN
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan pada Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku tersebut diatas bisa digambarkan sebagai berikut :

a. DIAGRAM KONTEKS

Diagram konteks sistem berjalan

Keterangan :
1. DKP        : Daftar Kebutuhan Part
2. PPB        : Permohonan Pembelian Barang
3. PO        : Puschase Order
4. STG        : Sudah Terima Gudang
5. PPBB        : Permohonan Pengambilan Bahan Baku
6. PKB        : Pemberitahuan Kedatangan Barang
7. Lap. Stok Op    : Laporan Stok Opname
8. PPC        : Production Planning Control
9. PPIC        : Production Planning Inventory Control


b. DIAGRAM NOL

Diagram Nol sistem berjalan

c. DIAGRAM DETAIL
   1. Detail Proses Analisa Kebutuhan Barang

Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan

   2. Detail Proses Pemesanan Barang

Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

   3. Detail Proses Penerimaan Barang

Diagram Detail 3.0 Sistem Berjalan